Centro de ayuda
Aprende Educa 360 en minutos.
Un video corto y una guía paso a paso para cada persona del colegio. Todos los videos tienen subtítulos y usan datos de demostración ficticios.
Bienvenida a Educa 360
Primeros pasos, video de 1 min 17 s
Leer la narración
¡Hola! Te damos la bienvenida a Educa tres sesenta, el sistema operativo escolar hecho en Colombia. En un par de minutos te muestro todo lo que puedes hacer.
Esta es la portada. Aquí vive el colegio completo: matrículas, asistencia, notas, boletines, comunicados y el portal de familias.
Y lo mejor: cada estudiante se ve completo, no solo por sus calificaciones. Eso es la Ficha tres sesenta, con talentos, reconocimientos y metas.
Todo está pensado para cuidar los datos de los menores: verificación en dos pasos para directivos, auditoría de cada consulta sensible y aislamiento total entre instituciones.
En Talentos tres sesenta los estudiantes muestran lo que saben hacer. Solo se publica lo que la familia autoriza y lo que el colegio revisa.
Para entrar, abre Ingresar y escribe el correo que te dio tu colegio y tu contraseña. Si eres directivo, te pediremos además un código de seis dígitos de tu celular.
¡Listo! En los siguientes videos te mostramos cómo usarlo si eres familia, docente, directivo, tesorería, admisiones o administración. ¡Vamos!
Educa 360 reúne en un solo lugar la vida académica, el desarrollo integral y los servicios del colegio. Cada persona ve solo lo que le corresponde.
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Ingresa con tu correo
Abre la dirección que te compartió tu colegio y elige Ingresar. Usa el correo registrado en la institución y tu contraseña.
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Verificación en dos pasos
Directivos, coordinación, orientación, tesorería, admisiones y moderación configuran en su primer ingreso una aplicación de códigos (Google Authenticator, Microsoft Authenticator u otra). Después, cada ingreso pide el código de seis dígitos.
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Encuentra lo que necesitas
El menú muestra solo los módulos de tu rol. En computador, usa el buscador de secciones con Ctrl K. En el celular, las familias y estudiantes tienen la barra inferior.
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Modo claro u oscuro
El botón del sol cambia el tema. Por defecto, Educa 360 sigue la configuración de tu dispositivo.
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Cuida tu cuenta
En Mi cuenta cambias la contraseña y administras la verificación en dos pasos. Si pierdes el celular, la administración del colegio restablece la verificación.
Familias: tus hijos desde el celular
Familias y estudiantes, video de 1 min 43 s
Leer la narración
¡Hola, familia! En este video te muestro cómo seguir a tus hijos desde el celular con Educa tres sesenta. ¡Es facilísimo!
Al entrar ves una tarjeta por cada hijo, con su asistencia, su promedio del periodo y quién dirige su grupo.
Más abajo tienes los servicios del colegio, como pagos, transporte y actividades, y los comunicados más recientes.
En Seguimiento consultas las notas por asignatura y la asistencia del periodo, y descargas los boletines cuando el colegio los publica.
Y aquí está EduIA, tu asistente. Eliges de qué hijo hablamos y le preguntas lo que necesites, por ejemplo, qué tareas tiene pendientes.
EduIA responde solo con información de tus hijos y siempre te dice de dónde sacó el dato y cuándo se actualizó. Si algo necesita a una persona, te pasa con el área correcta.
En Pagos ves tu estado de cuenta: lo que está por pagar, las fechas límite y tus recibos. Y puedes pagar en línea desde el mismo celular.
En Transporte encuentras la ruta, tu parada, los horarios y el teléfono de la monitora.
En Actividades están los deportes, las artes y los clubes. Pides el cupo con un toque y el responsable te confirma.
En Biblioteca ves qué libros tiene prestados, cuándo hay que devolverlos y los que ya leyó. Si alguno se pasó de la fecha, te lo mostramos marcado.
Y en Autorizaciones decides hasta dónde se pueden ver los trabajos y la imagen de tus hijos. Lo puedes cambiar o revocar cuando quieras.
¡Eso es todo! Educa tres sesenta te acompaña todos los días del año escolar. ¡Nos vemos!
Desde el celular sigues el día a día de tus hijos, conversas con EduIA, pagas y gestionas autorizaciones.
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Inicio
Ves una tarjeta por cada hijo con su asistencia, su promedio del periodo y quién dirige su grupo. Debajo están los servicios y los comunicados.
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Seguimiento
Consulta las notas por asignatura y periodo, las ausencias y llegadas tarde, y descarga los boletines publicados. Desde aquí envías excusas de inasistencia.
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EduIA
Elige de qué hijo hablas y pregunta por tareas, notas, asistencia, calendario, pagos, transporte o el manual de convivencia. Cada respuesta muestra su fuente y la fecha. EduIA no cambia notas ni toma decisiones: si hace falta, te pasa con una persona del área correcta y su respuesta llega al mismo chat.
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Pagos
Revisa lo que está por pagar, las fechas límite y tus recibos. Con el botón Pagar en línea completas el pago desde el celular cuando el colegio tiene la pasarela activa.
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Transporte y actividades
Consulta la ruta, la parada, los horarios y el contacto de la monitora. En Actividades pides cupo en deportes, artes y clubes; el responsable te confirma.
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Biblioteca
Mira qué libros tiene prestados tu hijo, cuándo hay que devolverlos y los que ya leyó. Si un libro se pasó de la fecha, aparece marcado: pueden devolverlo o pedir una renovación en la biblioteca.
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Ficha 360 y Talentos 360
La Ficha 360 muestra el desarrollo integral de tu hijo: logros, reconocimientos, metas e intereses. En Talentos 360 ves y compartes sus trabajos destacados.
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Autorizaciones de imagen
Decide hasta dónde se pueden ver los trabajos, la imagen y la voz de tus hijos: solo el colegio, la red de familias o la página pública. Puedes cambiar o revocar la autorización en cualquier momento y el cambio aplica de inmediato.
Docentes: asistencia, notas y agenda
Docentes, video de 1 min 35 s
Leer la narración
¡Hola, profe! Te muestro cómo Educa tres sesenta te ahorra tiempo en asistencia, notas y pendientes.
Tu inicio muestra tus grupos, tus clases y lo que tienes pendiente para hoy.
Para llamar lista entra a Asistencia y elige el grupo. Todos empiezan presentes y tú solo marcas las novedades.
Puedes llamar la lista del día o la de una clase en particular, si tu colegio lleva asistencia por asignatura. Cada planilla guarda su propio borrador.
Si no hay conexión, la lista queda como borrador en el equipo y se sincroniza sola cuando vuelve el internet. Al final, guardas la asistencia.
En Calificaciones abres la planilla de cada curso. Creas actividades con su porcentaje y la nota definitiva se calcula en vivo.
Las notas van de uno a cinco, con desempeño bajo, básico, alto y superior, como lo pide el decreto mil doscientos noventa.
En Mi agenda, la inteligencia artificial te organiza los pendientes por urgencia: asistencia sin registrar, notas por cerrar, compromisos y solicitudes.
Cada pendiente trae el botón Resolver ahora, que te lleva directo a la pantalla correcta. Cuando haces la tarea, el pendiente se cierra solo.
Y cuando un estudiante comparte un talento, lo revisas aquí, con una lista de cuidado, antes de que la moderación del colegio lo publique.
¡Así de simple! Menos papeleo y más tiempo para enseñar. ¡Éxitos en clase!
Asistencia en segundos, planillas con definitiva automática y una agenda que te recuerda lo importante.
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Llamar lista
En Asistencia elige el grupo y la fecha. Todos aparecen presentes: marca solo ausencias, llegadas tarde o excusas y pulsa Guardar asistencia. Sin conexión, la lista queda como borrador y se sincroniza al volver el internet.
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Registrar notas
En Calificaciones abre la planilla del curso, crea actividades con su porcentaje y escribe las notas de uno a cinco. La definitiva y el desempeño se calculan al instante.
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Recursos de aula
Un banco de lecciones, ayudas didácticas y medios por área y grado. Con el botón Proyectar la lección pasa a pantalla completa para el tablero: letra grande, una idea por lámina, cronómetro y un dado para elegir a quién le toca. Tus notas no se proyectan.
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Evaluaciones
Filtra el banco de preguntas por área, grado, tipo y dificultad, marca las que quieres y arma la evaluación. La imprimes con su hoja de respuestas (la clave queda en página aparte), la proyectas pregunta por pregunta o la llevas a la planilla como actividad del periodo.
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Mi agenda
Reúne tus pendientes por urgencia: asistencia sin registrar, notas por cerrar, boletines, compromisos de convivencia y solicitudes de familias. Resolver ahora te lleva a la pantalla exacta y el pendiente se cierra solo al cumplirlo. También puedes posponerlo o elegir por qué canal te avisamos.
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Comunicados
Consulta las circulares del colegio y, si tu rol lo permite, publica avisos para tus grupos con confirmación de lectura.
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Talentos 360
Cuando un estudiante de tu grupo comparte un trabajo, revísalo con la lista de cuidado y apruébalo o pide cambios. Después pasa a la moderación del colegio.
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Subtítulos
En los videos y audios puedes escribir lo que se dice, una frase por línea: el sistema reparte los tiempos solo. Así el trabajo también llega a quien no oye o mira sin sonido, y se pueden corregir después de publicado.
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Ficha 360 y convivencia
Registra observaciones positivas, reconoce logros y verifica las experiencias que los estudiantes suman a su portafolio.
Directivos: el colegio en una mirada
Rectoría y coordinación, video de 1 min 23 s
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¡Hola! Este video es para rectoría y coordinación. Vamos a ver el colegio completo en una sola mirada.
El panel directivo muestra la matrícula, la asistencia del día, los grupos que faltan por llamar lista y las alertas tempranas de estudiantes que necesitan acompañamiento.
En Estudiantes buscas a cualquier estudiante. El documento de identidad se guarda cifrado y se muestra enmascarado.
Al abrir un estudiante ves su información completa y su Ficha tres sesenta: dieciocho dimensiones de su desarrollo, no solo las notas.
En Boletines el proceso tiene tres pasos: coordinación los genera, rectoría los firma y después se publican a las familias.
En Convivencia se registran las observaciones positivas y las situaciones tipo uno, dos y tres, con debido proceso según la Ley mil seiscientos veinte.
En la revisión de Talentos tres sesenta apruebas lo que se publica, verificando la autorización de la familia.
Y en Reportes descargas en Excel la plantilla del SIMAT, la asistencia, las calificaciones y mucho más. Cada descarga queda registrada en la auditoría.
¡Perfecto! Información clara para decidir mejor, con la privacidad de los estudiantes siempre protegida.
Una mirada completa del colegio para decidir a tiempo, con la privacidad de los estudiantes protegida.
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Panel directivo
Matrícula, asistencia del día, grupos que faltan por llamar lista, rendimiento por periodo y alertas tempranas de estudiantes que necesitan acompañamiento.
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Estudiantes y Ficha 360
Busca cualquier estudiante y abre su ficha: datos, acudientes, matrícula, asistencia, boletines y la Ficha 360 con sus dieciocho dimensiones. La información reservada se abre por separado y cada consulta queda auditada.
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Boletines
Coordinación genera los boletines por grupo y periodo, rectoría los firma y luego se publican a las familias.
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Convivencia, bienestar y PIAR
Gestiona situaciones tipo I, II y III con debido proceso (Ley 1620), casos de orientación cifrados y PIAR versionados con seguimiento (Decreto 1421).
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Talentos 360
En Revisión apruebas lo que se publica, verificas la autorización de la familia, otorgas insignias y atiendes reportes y apelaciones.
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Reportes
Descarga en Excel la plantilla del SIMAT, asistencia, calificaciones, cartera, transporte, biblioteca, actividades y admisiones. Cada descarga queda registrada en la auditoría.
Tesorería: cartera y recaudo
Tesorería, video de 1 min 22 s
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¡Hola, equipo de tesorería! Les muestro cómo llevar la cartera del colegio sin hojas de cálculo.
El tablero muestra lo facturado en el año, lo recaudado, lo que está por cobrar y lo vencido. Todo en pesos colombianos.
La cartera por edades separa los saldos según los días de vencimiento, y al lado ves el recaudo de los últimos seis meses.
Más abajo están los mayores saldos vencidos, para priorizar llamadas y acuerdos de pago, siempre con reserva.
En Facturas y pagos generas los cobros del mes para todos los grados con un solo clic. Y si lo repites por error, no se duplica nada.
Cada factura muestra su detalle, los descuentos por beca o por hermanos, y los pagos con su recibo. Las anulaciones piden un motivo y quedan en la auditoría.
En Conceptos y becas defines los valores por grado: matrícula, pensión, transporte, alimentación y actividades.
Y cuando una familia no puede pagar de una vez, en Acuerdos de pago pactan las cuotas. El sistema reparte el saldo, marca las vencidas y sigue el cumplimiento.
¡Listo! Las familias ven su estado de cuenta en el portal y pueden pagar en línea. ¡Cuentas claras!
Facturación, recaudo y cartera por edades sin hojas de cálculo.
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Conceptos y becas
Define los valores por grado de matrícula, pensión, transporte, alimentación y actividades. Registra becas y descuentos por hermanos: se aplica el mayor porcentaje vigente, nunca se suman.
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Generar cobros
En Facturas y pagos elige el concepto, el mes y la fecha límite para generar las facturas de todos los grados. Si repites la generación, no se duplican.
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Registrar pagos
Abre la factura y registra el pago con su medio y referencia. El sistema emite el recibo con consecutivo y no permite pagar de más.
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Anulaciones
Anular una factura o un pago pide un motivo y queda en la auditoría. El saldo se recalcula siempre desde los pagos confirmados.
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Cartera
El tablero muestra lo facturado, lo recaudado, lo que está por cobrar y lo vencido, la cartera por edades, el recaudo de los últimos seis meses y los mayores saldos vencidos. Trata estos datos con reserva.
Admisiones: de la inscripción a la matrícula
Admisiones, video de 56 s
Leer la narración
¡Hola! Vamos a ver cómo llegan las familias nuevas al colegio con el módulo de Admisiones.
Todo empieza en el formulario público de inscripciones. La familia deja sus datos de contacto, sin documentos de identidad, y autoriza el tratamiento de datos.
En el tablero ves el embudo: solicitudes nuevas, en revisión, con entrevista, admitidas y matriculadas, además de los cupos disponibles por grado.
Cada solicitud tiene su bitácora, los documentos recibidos y las notas del equipo. Rectoría toma la decisión final.
Cuando la familia es admitida, un clic crea el estudiante, el acudiente y la matrícula. ¡Sin volver a digitar nada!
¡Así de fácil crece tu colegio! Nos vemos en el próximo video.
De la inscripción en línea a la matrícula, sin volver a digitar datos.
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Formulario público
Comparte el enlace de inscripciones de tu institución. La familia deja sus datos de contacto, sin documentos de identidad, y autoriza el tratamiento de datos.
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Tablero
Ve el embudo de solicitudes (nuevas, en revisión, entrevista, admitidas, matriculadas) y los cupos por grado.
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Revisar una solicitud
Cambia el estado, marca los documentos recibidos, agenda la entrevista y deja notas para el equipo. Todo queda en la bitácora.
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Decidir
Rectoría o quien tenga el permiso de decisión admite, deja en lista de espera o no admite.
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Matricular
Con la solicitud admitida, Matricular crea el estudiante, el acudiente responsable de pagos y la matrícula en el grupo elegido.
Biblioteca: catálogo y préstamos
Biblioteca, video de 1 min 27 s
Leer la narración
¡Hola! Si tu colegio tiene biblioteca, este video es para ti. Vamos a prestar libros en segundos y a no perder ninguno.
El tablero te dice cuántas obras tienes, cuántos ejemplares están disponibles hoy, cuántos están prestados y cuántos se pasaron de la fecha.
Abajo está la lista de préstamos, con quién tiene cada libro y cuándo lo debe devolver. Los atrasados aparecen marcados.
Para prestar, pulsa Prestar un libro y busca la obra por título o por autor.
Nosotros entregamos el primer ejemplar disponible y proponemos la fecha: ocho días para estudiantes y quince para el personal del colegio.
Cada estudiante puede llevar dos libros a la vez, y no recibe uno nuevo mientras tenga otro vencido. Así la colección no se pierde.
Cuando devuelven el libro pulsas Devolver y dices cómo llegó: en buen estado vuelve al estante, con daños queda en reparación y, si no lo devolvieron, queda como extraviado.
Si todavía lo están leyendo, Renovar le suma una semana, hasta dos veces.
En Catálogo agregas obras nuevas y ejemplares. Nosotros numeramos cada ejemplar con el código de la obra: ese número va en la etiqueta del libro.
Y cada mañana tu agenda te recuerda los libros vencidos, para que llames a la familia o renueves el préstamo. ¡Que disfrutes la lectura!
El catálogo, los ejemplares y los préstamos del colegio, con avisos de lo que está por vencerse.
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Catalogar una obra
En Catálogo, Nueva obra registra el título, el autor, la categoría y la ubicación en el estante, y dice cuántos ejemplares hay. El sistema numera los ejemplares a partir del código de la obra: ese número va en la etiqueta del libro.
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Prestar
Prestar un libro busca la obra, elige al estudiante y propone la fecha de devolución (ocho días para estudiantes, quince para el personal). Se entrega el primer ejemplar disponible y el catálogo lo descuenta al instante.
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Cuidar la colección
Cada estudiante puede tener dos libros a la vez y no recibe uno nuevo mientras tenga otro vencido. Un ejemplar solo puede estar en un préstamo a la vez.
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Renovar y devolver
Un préstamo se renueva hasta dos veces por una semana. Al devolver eliges cómo llegó el libro: en buen estado vuelve al estante, con daños queda en reparación y si no lo devolvieron queda como extraviado.
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Vencidos
El tablero muestra cuántos libros están vencidos y cuántos vencen pronto. Cada mañana la agenda te recuerda los vencidos, y quien trabaja en el colegio recibe también el suyo.
Administración de la institución
Administración, video de 1 min 43 s
Leer la narración
¡Hola! Este video es para quien administra Educa tres sesenta en el colegio. Vamos a dejarlo todo listo.
En Institución configuras el nombre, el color y los datos del colegio. La plataforma se viste con los colores de tu institución.
En Usuarios creas las cuentas del personal, les asignas roles y, si hace falta, las limitas a una sede.
Con Invitar por correo la persona recibe un enlace y crea su propia contraseña: tú nunca tienes que inventarle una.
Roles y permisos muestra exactamente qué puede hacer cada rol. Por ejemplo, un docente nunca ve la cartera y tesorería nunca lee las notas de orientación.
En Calendario escolar defines el año lectivo y sus cuatro periodos. Esas fechas alimentan los recordatorios de los docentes.
Ahí mismo configuras la escala de valoración: los rangos de bajo, básico, alto y superior, como lo pide el decreto mil doscientos noventa.
Y si llegas con los estudiantes en un archivo de Excel, en Estudiantes los importas desde un archivo CSV. Antes de escribir nada te mostramos fila por fila qué va a pasar.
En Documentos y EduIA subes el manual de convivencia, el SIEE y las circulares. EduIA responde con ellos y cita el artículo exacto.
En Mi agenda, la pestaña Reglas del colegio te deja activar o pausar cada recordatorio automático y cambiar su prioridad.
Y la Auditoría es un registro inmutable: nadie puede editarlo ni borrarlo, ni siquiera la plataforma.
¡Con esto tu colegio queda listo para arrancar! Recuerda que los datos de demostración son ficticios. ¡Éxitos!
Configura la institución, las cuentas y las reglas para arrancar.
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Institución y sedes
Registra el nombre, el color institucional, los datos de contacto y las sedes con sus jornadas.
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Calendario escolar
Crea el año lectivo, sus periodos con fechas de cierre y actívalo. Esas fechas alimentan los recordatorios.
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Estructura académica
Crea grados, grupos con su director, asignaturas y cursos con su docente. Después registra estudiantes, acudientes y matrículas.
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Usuarios y roles
Crea las cuentas del personal y asigna roles; si hace falta, limita el alcance a una sede. Roles y permisos muestra exactamente qué puede hacer cada rol.
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Informe 360
En Institución eliges qué secciones lleva el informe imprimible de cada estudiante, la frase del colegio, el mensaje de cierre y la firma. La información reservada nunca se imprime.
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Documentos para EduIA
Sube el manual de convivencia, el SIEE, el PEI y las circulares con su vigencia. EduIA responde solo con documentos publicados y cita el artículo.
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Reglas de la agenda
En Mi agenda, la pestaña Reglas del colegio activa, pausa o cambia la prioridad de cada recordatorio automático.
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Auditoría
Consulta ingresos, cambios, exportaciones y accesos denegados. Nadie puede editar ni borrar este registro.
Preguntas frecuentes
Olvidé mi contraseña o perdí el celular con los códigos
En la pantalla de ingreso usa «¿Olvidaste tu contraseña?»: te llega un enlace que vence en treinta minutos y sirve una sola vez. Si tu colegio no tiene el correo activo o perdiste el celular con los códigos, la administración de tu institución restablece tu acceso y tu verificación en dos pasos. Por seguridad, Educa 360 nunca confirma si una cuenta existe.
¿Quién puede ver la información de mi hijo?
Solo las personas del colegio que la necesitan para su labor, según su rol. La información de salud, orientación y PIAR está cifrada, se abre por separado y cada consulta queda registrada. Las instituciones nunca comparten datos entre sí.
¿EduIA puede cambiar notas o tomar decisiones?
No. EduIA solo consulta información autorizada de tus hijos y los documentos publicados por el colegio. Para reclamos, permisos o situaciones delicadas te pasa con una persona.
¿Cómo retiro la autorización de imagen?
En Autorizaciones elige un alcance menor o revoca la autorización. Las publicaciones que dejen de estar cubiertas se ocultan de inmediato en todos los lugares.
Registré la asistencia sin internet, ¿se perdió?
No. Queda guardada como borrador en el equipo y se envía sola cuando vuelve la conexión. La barra inferior te avisa si hay algo pendiente por sincronizar.
¿Los datos que veo en la demostración son reales?
No. Las instituciones de demostración usan nombres, documentos y valores totalmente ficticios.
¿Necesitas algo más? La administración de tu institución puede ayudarte con accesos, matrículas y datos. Si ya ingresaste, EduIA también te orienta.